Für redaktionelle Serien
Kit (ConvertKit)
Kit bietet Formulare, Tags und Sequenzen für Vermittlungsgeschichten, Patenschaften und Bildungsbeiträge. Halte allgemeine Inhalte von persönlichen Kontaktdaten getrennt.
Stand 2026
E-Mail-Marketing für Tierheime
Ein Vermittlungsnewsletter bringt Tiere mit Menschen zusammen, die wirklich helfen möchten. Du kannst Hunde, Katzen und Kleintiere mit Foto, Charakter und Kontaktweg vorstellen, Spendenaufrufe erklären und Patenschaften begleiten. Separate Gruppen halten Ehrenamtliche, Adoptierende, Mitglieder und Sachspender auf dem passenden Stand. Auch der Tag der offenen Tür, ein Flohmarkt oder eine neue Futterliste erreicht schnell die richtige Zielgruppe. Plane Einwilligung, Abmeldung, Rollen und Korrekturen von Anfang an. So bleibt die Kommunikation persönlich, verlässlich und respektvoll gegenüber jedem Tier und jedem Menschen.
Unsere Einordnung
Moosend passt zu Tierheimen, die Vermittlungsnewsletter, Spendenaufrufe und Ehrenamtsmails in klaren Gruppen organisieren möchten. Kontaktbasierte Listen können Tiere, Patenschaften, Mitgliedsbeiträge und Veranstaltungen getrennt abbilden, während Vorlagen wiederverwendbar bleiben. Für 500 Kontakte kostet Pro 9 $ bei monatlicher Abrechnung oder 7 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung. AWeber Lite kostet für 500 Abonnenten 15 $ bei monatlicher Abrechnung. Prüfe vor der Auswahl, wie du Fotos und Vermittlungsstatus übergibst, welche Rollen das Team braucht und wann eine Nachricht manuell gestoppt werden muss. Plane außerdem einen kurzen Freigabeschritt für neue Tierprofile und Spendenziele ein, damit ein Tippfehler nicht öffentlich wird.
Weitere Optionen
Für gestaltete Einladungen
Campaign Monitor
Campaign Monitor unterstützt sorgfältig gestaltete Einladungen zu Tag der offenen Tür, Flohmarkt und Spendenaktionen. Lege Freigaben für Bilder und Links fest.
Für schlichte Rundmails
Buttondown
Buttondown hält den Versand schlank und eignet sich für wöchentliche Tierprofile, kurze Helferinfos und manuell gepflegte Futterwünsche.
Für öffentliche Newsletter
Beehiiv
beehiiv verbindet Newsletter und redaktionelle Veröffentlichung. Nutze es für Geschichten aus dem Tierschutz und allgemeine Neuigkeiten, nicht als Tierverwaltung.
Für einen einfachen Einstieg
Mailerlite
MailerLite bündelt Formulare, Newsletter und einfache Abläufe. Damit kannst du Adoptierende, Spender und Ehrenamtliche mit getrennten Vorlagen ansprechen.
Für persönliche Rundmails
AWeber
AWeber eignet sich für kleine bis mittlere Verteiler mit klaren Anmeldeformularen, wiederkehrenden Updates und einfachen Gruppen für Tierarten oder Anliegen.
Worauf du achten solltest
Vermittlungsprofile mit Bildern
Ein Tierprofil braucht ein aktuelles Foto, den Namen, die Tierart, ein paar charakteristische Sätze und einen klaren Weg zur Anfrage. Lege Felder für Größe, Alter, Verträglichkeit und besondere Bedürfnisse nur an, wenn dein Team sie verlässlich pflegt. Ein Status wie „sucht ein Zuhause“, „reserviert“ oder „vermittelt“ muss den Versand stoppen können, damit niemand für ein bereits vermitteltes Tier schreibt. Gruppen nach Hund, Katze, Kleintier oder Pflegestelle helfen bei passenden Ausgaben. Achte auf Bildrechte und frage Menschen, ob ihr Name oder ihre Geschichte veröffentlicht werden darf. Eine kurze Vorlage mit sichtbarem Kontaktweg ist hilfreicher als ein überladenes Layout.
Spenden und Patenschaften
Trenne einmalige Spenden, regelmäßige Beiträge, Patenschaften und Sachspenden nach Zweck und Einwilligung. Ein Danke nach dem Eingang kann den verwendeten Zweck nennen, ohne private Finanzdaten in einer Rundmail zu wiederholen. Spendenaufrufe erklären konkret, ob Futter, Behandlung, Unterbringung oder ein Transport unterstützt wird. Für Patinnen und Paten passen regelmäßige Geschichten über das unterstützte Tier, sofern die Angaben freigegeben sind. Baue eine einfache Abmeldung für Fundraising ein, ohne den Bezug zu einer laufenden Patenschaft unklar zu machen. Hinweise zu Spendenquittungen bleiben allgemein und verweisen bei Fragen an die zuständige Stelle.
Ehrenamt koordinieren
Ehrenamtliche brauchen klare Aufgaben, Zeiten und einen unkomplizierten Rückmeldeweg. Teile Gruppen etwa nach Gassigehen, Katzenzimmer, Fahrdiensten, Pflegestellen, Bürohilfe oder Veranstaltungen. Eine Willkommensserie kann Ansprechperson, Treffpunkt, Sicherheitshinweise und den nächsten Schritt erklären. Vor einer Schicht schickst du eine kurze Erinnerung mit Datum, Uhrzeit und dem, was mitzubringen ist. Bei einem Ausfall muss eine Person die Meldung leicht an das Team senden können. Erzähle anschließend, wie Hilfe den Tierheimalltag verbessert hat, ohne einzelne Menschen ungefragt öffentlich hervorzuheben. So bleibt der Ton dankbar und die Einsatzplanung praktisch.
Aktionen und Veranstaltungen
Für Tag der offenen Tür, Flohmarkt, Spendenlauf oder Futter-Sammelaktion brauchst du Datum, Ort, Zeiten, Barrierehinweise und einen eindeutigen Anmelde- oder Kontaktweg. Sende zuerst eine Einladung, später eine Erinnerung und danach einen kurzen Dank. Ehrenamtliche können eine eigene Version mit Aufbau, Schichten und Materialbedarf erhalten. Bei einer Änderung sollte die Korrektur an alle Betroffenen gehen, ohne den gesamten Newsletter zu wiederholen. Verknüpfe die Mail mit einer Seite, auf der aktuelle Details stehen. Prüfe Links, Karten und Bilder vor jeder Ausgabe und beende zeitgebundene Automationen nach dem Termin.
Nachbetreuung nach Vermittlung
Nach einer Vermittlung kann eine freundliche Nachricht den vereinbarten Kontaktweg, allgemeine Hinweise und die Möglichkeit für Rückfragen nennen. Formuliere keine individuelle medizinische oder rechtliche Beratung. Frage nach einigen Wochen, ob die Familie Unterstützung braucht und ob sie ein Foto oder eine kurze Geschichte teilen möchte. Eine Abmeldung aus dem Vermittlungsnewsletter darf den persönlichen Nachbetreuungsweg nicht versehentlich entfernen. Wenn ein Tier zurückkommt, braucht das Team einen respektvollen manuellen Prozess statt einer automatischen Werbeserie. Mit klaren Statusfeldern verhinderst du, dass weitere Vermittlungsmails an die falsche Person gehen.
Einwilligung und Datenschutz
Erkläre bei jeder Anmeldung, wofür du die Adresse nutzt: Vermittlung, Spenden, Mitgliedsbeiträge, Ehrenamt oder Veranstaltungen. Eine Person kann mehrere Zwecke auswählen, sollte sie aber einzeln abbestellen können. Beschränke Teamzugriffe und sichere Exporte; in allgemeinen Mails gehören keine sensiblen Angaben zu Menschen oder Tieren. Prüfe Auftragsverarbeitung, Speicherort, Löschfristen und den Weg für Korrekturen. Bei Fotos von Adoptierenden, Kindern oder Helfenden holst du eine passende Zustimmung ein. Eine zweite Person kontrolliert vor dem Versand Empfängergruppe, Tierstatus, Links, Spendenziel und Abmeldelink. So bleibt nachvollziehbar, warum eine Nachricht verschickt wurde.
Häufige Fragen
Wie baue ich einen Vermittlungsnewsletter auf?
Wähle einen festen Rhythmus und beginne mit wenigen, gut gepflegten Profilen. Jedes Profil braucht ein aktuelles Bild, Name, Tierart, Alter oder eine grobe Einordnung, Charakter und den nächsten Kontaktweg. Verlinke auf eine Seite mit vollständigen Informationen und nenne, wann Besuche möglich sind. Teile die Ausgabe nach Tierarten oder Interessen, wenn deine Einwilligungen das erlauben. Ein kurzer Einstieg kann die Arbeit des Tierheims erklären; danach stehen die Tiere im Mittelpunkt. Prüfe vor dem Versand, ob ein Tier reserviert oder vermittelt ist. Bitte nicht um eine Zusage per Antwortmail, wenn dafür ein Formular oder ein Gespräch vorgesehen ist. So bleiben Erwartungen und Zuständigkeiten klar.
Wie formuliere ich einen Spendenaufruf?
Beschreibe zuerst, was gerade gebraucht wird, etwa Futter, eine Unterbringung, einen Transport oder Unterstützung für die tägliche Versorgung. Erzähle eine konkrete, freigegebene Geschichte und bleibe bei überprüfbaren Aussagen. Danach folgt ein klarer Link zur Spende mit einer kurzen Erklärung zu einmaligem oder regelmäßigem Beitrag. Trenne allgemeine Spenden von einer Patenschaft und nenne, wie Fragen beantwortet werden. Ein Danke nach dem Eingang sollte nicht automatisch einen weiteren Aufruf auslösen, wenn die Person nur eine Bestätigung erwartet. Hinweise zu Spendenquittungen formulierst du allgemein und verweist für Details an die zuständige Stelle. So bleibt der Aufruf transparent und würdevoll.
Wie oft soll ein Tierheim schreiben?
Lege für jede Gruppe einen verständlichen Rhythmus fest. Vermittlungsprofile können wöchentlich erscheinen, wenn die Daten aktuell bleiben. Für Spenderinnen und Spender passen monatliche Wirkungsberichte, während aktive Ehrenamtliche zusätzlich kurze Einsatzinfos erhalten. Eine Veranstaltung braucht Nachrichten nach ihrem Zeitplan, nicht automatisch den normalen Newsletter. Frage bei der Anmeldung nach Themen und akzeptiere eine geringere Frequenz. Beobachte Abmeldungen und Rückmeldungen, ohne Menschen mit immer mehr Ausgaben zurückzugewinnen. Wenn ein Tier dringend eine Pflegestelle braucht, sende die Bitte nur an eine passende, eingewilligte Gruppe. Ein Kalender mit Zuständigkeit verhindert doppelte oder veraltete Aussendungen.
Wie pflege ich Spenderkontakte?
Starte mit einer zeitnahen Dankesmail, die den Zweck der Unterstützung aufgreift. Danach kannst du monatlich zeigen, welche Aufgaben durch Spenden möglich werden: Futter, Pflege, Unterbringung, Fahrten oder Ausstattung. Teile einmalige Spenden, regelmäßige Beiträge und Patenschaften in getrennte Gruppen, sofern die Einwilligung das zulässt. Bitte nicht in jeder Nachricht um Geld; ein Einblick in den Alltag oder ein Bericht über eine Vermittlung kann die Beziehung ebenso tragen. Frage, ob die Person nur Wirkungsberichte oder auch Aufrufe erhalten möchte. Bewahre Zahlungsdetails nicht in der Newsletterliste auf. Bei einer Spendenquittung reicht ein allgemeiner Hinweis auf den üblichen Prozess und den zuständigen Kontakt.
Wie gewinne ich neue Pflegestellen?
Erkläre in einer kurzen Serie, welche Tiere eine Pflegestelle brauchen, welche Aufgaben anfallen und welche Unterstützung das Tierheim bietet. Nenne einen erreichbaren Kontakt und ein Formular für die Interessenbekundung. Teile Aufrufe nach Erfahrung, Wohnsituation oder Tierart nur, wenn du diese Angaben sicher und fair abfragen kannst. Eine Willkommensmail kann den Ablauf, Abholtermine und die nächsten Schulungen beschreiben. Während der Pflege folgen allgemeine Check-ins und ein Weg für dringende Fragen. Frage vor Fotos oder Geschichten nach der Zustimmung der beteiligten Menschen. Wenn die Pflege endet, bedanke dich und erkläre den weiteren Status des Tieres, ohne private Details zu veröffentlichen.
Wie koordiniere ich Ehrenamtliche per Mail?
Führe eine Gruppe mit Aufgabe, Standort und gewünschtem Rhythmus. Eine Schichtmail nennt Datum, Beginn, Treffpunkt, Ansprechpartner und das benötigte Material. Bitte um eine eindeutige Zusage oder Absage und halte Änderungen an einer Stelle fest. Für spontane Hilfe verschickst du einen kurzen Aufruf an die passende Gruppe, etwa für eine Fahrt, einen Flohmarktaufbau oder zusätzliche Reinigung. Ein monatlicher Dank kann zeigen, was die Einsätze bewirken. Vermeide offene Empfängerlisten und veröffentliche keine privaten Telefonnummern. Wenn eine Person pausiert, beendest du nur die Einsatzmails und lässt eine freiwillig gewählte allgemeine Info bestehen. So behält das Team den Überblick.
Welche Auswertungen helfen dem Tierheim?
Schau zuerst auf praktische Signale: Klicks auf Vermittlungsprofile, Antworten auf Pflegestellenaufrufe, Anmeldungen zu Veranstaltungen und Abmeldungen je Themenbereich. Ordne eine Anfrage nur dann einer Mail zu, wenn der Weg nachvollziehbar ist; eine Öffnung allein ist keine Vermittlung. Bei Spenden kannst du den verwendeten Link und den Zweck der Kampagne dokumentieren, ohne persönliche Zahlungsdaten in der Versandliste zu speichern. Vergleiche Gruppen mit ähnlichem Inhalt und Zeitraum. Halte fest, wie viele Profile vor dem Versand aktuell waren und wie viele nach einer Vermittlung entfernt wurden. Ein kurzer Rückblick im Team zeigt, welche Betreffzeilen, Bilder und Kontaktwege verständlich waren.
Wie bewerbe ich Tag der offenen Tür und Flohmarkt?
Beginne mit einer Einladung, die Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort, Anfahrt und Kontakt nennt. Eine zweite Mail kann besondere Programmpunkte oder benötigte Sachspenden erklären; kurz vor dem Termin folgt eine Erinnerung an angemeldete Personen. Ehrenamtliche erhalten separat Aufbauzeiten, Schichten und Materialhinweise. Nach der Veranstaltung bedankst du dich und verlinkst Fotos nur, wenn die Zustimmung der abgebildeten Menschen geklärt ist. Prüfe, ob ein Tier tatsächlich vor Ort vorgestellt wird, bevor du es ankündigst. Bei einer Absage sendest du die Korrektur an dieselbe Zielgruppe und entfernst die alte Terminserie.
Was gehört in die Nachbetreuung?
Sende nach der Übergabe eine kurze Willkommensmail mit dem vereinbarten Kontaktweg und allgemeinen Hinweisen des Tierheims. Ein späterer Check-in fragt, ob Fragen entstanden sind und ob Unterstützung benötigt wird. Formuliere keine individuelle Behandlungsempfehlung; bei gesundheitlichen Sorgen verweist du an die zuständige Fachstelle. Bitte nur mit klarer Zustimmung um ein Foto oder eine Geschichte. Wenn ein Tier zurückkommt, pausiert die Vermittlungsautomation und das Team übernimmt persönlich. Eine allgemeine Erinnerung an Nachbetreuung darf nicht mit einem Spendenaufruf vermischt werden. Dokumentiere den Status so, dass keine weitere Profilmail an die frühere Familie geht.
Wie gehe ich mit Einwilligung und Datenschutz um?
Erkläre beim Anmeldeformular Zweck, Themen und Rhythmus in einfacher Sprache. Setze keine vorangekreuzte Zustimmung voraus und biete einen sichtbaren Abmeldelink. Trenne Vermittlung, Fundraising, Mitgliedsbeiträge und Ehrenamtskoordination, damit jemand nur die gewünschten Inhalte erhält. Speichere nur Kontakt- und Gruppendaten, die du für den Versand brauchst, und beschränke Zugriffe nach Rolle. Prüfe, wie ein Dienst Auftragsverarbeitung, Speicherort und Löschung handhabt. Fotos, Namen und Geschichten von Adoptierenden oder Helfenden veröffentlichst du erst nach passender Zustimmung. Bei einer konkreten rechtlichen Frage holst du fachlichen Rat ein; die Rundmail ersetzt keine individuelle Prüfung. Ein regelmäßiger Abgleich entfernt veraltete Kontakte und beendet Nachrichten respektvoll. Halte außerdem fest, wer einen Versand freigibt und wie eine versehentlich falsche Mail korrigiert wird. Eine kurze interne Checkliste schafft dabei Sicherheit, ohne den persönlichen Kontakt zu ersetzen.