E-Mail-Marketing für Agenturen

E-Mail-Marketing-Tools für Agenturen

Agenturen verwalten mehrere Marken, Zielgruppen und Verantwortliche gleichzeitig. Eine passende Plattform unterstützt klare Kundenbereiche und verlässliche Freigaben; sie ersetzt aber keine organisatorische Trennung, wenn Kunden gemeinsam in einem Konto arbeiten.

Dieser Vergleich richtet sich an Marketing-, Performance-, Content-, E-Commerce- und Full-Service-Agenturen. Entscheidend ist, wie ein Tool in Ihre Serviceabläufe passt: von der Bestandsaufnahme über Produktion und Qualitätssicherung bis zu Kundenfreigabe und Bericht.

Kurzempfehlung

Wählen Sie zuerst nach Kundentyp und Betriebsmodell. HubSpot kommt für Kunden infrage, die Marketing eng mit CRM und Vertrieb verbinden möchten. Klaviyo bietet einen passenden Fokus für E-Commerce-Programme mit Profilen und Versandvolumen als relevanten Planungsgrößen. ActiveCampaign ist eine Option für mehrstufige Automationen; prüfen Sie dabei die Kontaktstaffel, Nutzerzahl und benötigte CRM-Funktionen. Mailchimp kann für klassische Newsletter und kleinere Programme genügen. Brevo rechnet stärker über monatliche Sendungen ab, koppelt daran aber auch die gespeicherte Kontaktzahl bestimmter Tarife.

Was Agenturen anders planen müssen

Ein internes Marketingteam betreut meist eine Marke. Eine Agentur arbeitet parallel für Unternehmen mit unterschiedlichen Tonalitäten, Einwilligungsgrundlagen, Versandkalendern und Freigabeketten. Eine falsche Empfängerliste oder ein veralteter Absender kann deshalb nicht nur die Kampagne, sondern auch das Vertrauen zwischen Agentur und Kunde beschädigen.

Legen Sie vor der Toolwahl fest, wer Kontoinhaber ist, wer Abrechnung und Domains verwaltet und wie Mitarbeitende Zugriff erhalten. Ein Agenturkonto, das intern bequem ist, kann beim Offboarding zum Problem werden, wenn der Kunde Daten, Vorlagen, Integrationszugänge und Verantwortlichkeit nicht übernehmen kann. Kontoinhaberschaft und Export müssen vertraglich und praktisch geklärt sein.

Fragen Sie auch, ob die Kunden jeweils ein eigenes Konto führen oder ob Ihr Team in Kundenkonten eingeladen wird. Eine gemeinsame Arbeitsoberfläche ist keine Garantie für getrennte Daten oder getrennte Rechte. Testen Sie die tatsächlichen Rollen und Ansichten mit einem internen Testkonto, bevor sensible Kundendaten importiert werden.

Bewertungskriterien für den Agenturalltag

Mandantentrennung: Sind Konten, Kontakte, Absender und Abrechnungen pro Kunde eindeutig getrennt?
Teamzugriff: Welche Nutzer können Inhalte bearbeiten, versenden, abrechnen oder Konten verwalten?
Freigabe: Können interne QA und Kundenfreigabe nachvollziehbar nacheinander stattfinden?
Offboarding: Lassen sich Kontakte, Einwilligungsnachweise, Vorlagen und Berichte vollständig exportieren?
Kontoinhaberschaft: Kann der Kunde Administrator und Vertragspartner bleiben, während die Agentur operativ arbeitet?
Messung: Lassen sich Kampagnenwerte mit vereinbarten Leads, Buchungen oder Shop-Kennzahlen abgleichen?
Kosten: Wie wirken Kontaktstaffel, Sendelimit, Seats und Zusatzmodule über alle Kundenkonten zusammen?

Verlassen Sie sich bei White-Label, Kundenportalen, Prüfprotokollen oder einer bestimmten Berechtigungsstufe nicht auf allgemeine Produktbeschreibungen. Wenn diese Punkte für Ihr Angebot wichtig sind, verlangen Sie eine aktuelle Funktionsbestätigung für genau den Tarif und prüfen Sie die Funktion im eigenen Testkonto.

Schnellvergleich

Tool	Einordnung für Agenturen	Vor der Auswahl prüfen
HubSpot Marketing Hub	Marketing in einer CRM- und Vertriebsumgebung	Seat- und Kontaktstufe, Datenübergabe, benötigte Workflow-Stufe
Klaviyo	E-Mail-Programme mit Profil- und Versandplanung	Aktive Profile, inkludierte Sendungen und saisonale Spitzen
ActiveCampaign	Automationen und Segmentierung mit CRM-Integrationen	Kontaktzahl, jährliche Abrechnung, Nutzer und Automationsgrenzen
Mailchimp	Newsletter und Marketingprogramme mit bekannten Planstufen	Kontaktstaffel, monatliches Sendelimit und Seat-Anzahl
Brevo	Tarife, deren Preis an das monatliche Sendungsvolumen anknüpft	Kontaktumfang des Volumentarifs und Automationskontaktlimit

1. Kundenkonten und Daten sauber übergeben

Beginnen Sie jedes Mandat mit einer Bestandsaufnahme: aktuelle Plattform, Listen und Segmente, Einwilligungsinformationen, Formulare, Absenderdomains, aktive Automationen, verbundene Systeme und offene Kampagnen. Halten Sie fest, welche Daten der Kunde bereitstellt und welche Änderungen die Agentur vornehmen darf. So werden Import und Verantwortung prüfbar, bevor der erste Versand stattfindet.

Vereinbaren Sie, dass der Kunde die primäre Kontoinhaberschaft behält, sofern das zum Vertragsmodell passt. Verwenden Sie persönliche Benutzerzugänge statt eines geteilten Administratorpassworts. Dokumentieren Sie, wer Domain-DNS, Abrechnung, Integrationen und Wiederherstellung verwaltet. Planen Sie beim Vertragsende den Widerruf aller Agenturzugänge, die Übergabe von Zugangsdaten und einen bestätigten Export ein.

Erstellen Sie pro Kunde eine Zugriffsmatrix mit Aufgabe, benötigter Berechtigung, zuständiger Person und Ablaufdatum. Prüfen Sie sie bei Personalwechseln und mindestens beim regelmäßigen Account-Review. Wenn ein Anbieter die erforderliche Trennung nicht sichtbar belegt, behandeln Sie das als offenen Prüfpunkt und begrenzen Sie den Zugriff bis zur Klärung.

2. Freigaben und Qualitätssicherung fest verankern

Ein robuster Versandablauf trennt Erstellung, interne Prüfung und Kundenfreigabe. Die zuständige Person prüft Empfängerkreis, Segmentlogik, Betreff, Links, mobile Darstellung, Absender, Trackingparameter und Versandzeit. Danach bestätigt der Kunde die finale Version und den vereinbarten Versandzeitpunkt. Änderungen nach Freigabe starten die Prüfung erneut.

Regeln Sie außerdem, wie kurzfristige Änderungswünsche, krankheitsbedingte Vertretung und geplante Abwesenheit gehandhabt werden. Eine Checkliste sollte konkrete Prüfschritte und Verantwortliche enthalten, keine bloße Bestätigung „alles geprüft“. Speichern Sie den freigegebenen Inhalt und den Freigabevermerk im vereinbarten Kundensystem, damit später klar bleibt, welche Version tatsächlich versendet wurde.

Prüfen Sie im Anbieter selbst, ob Freigaben und Rollen für Ihren Ablauf ausreichen. Wenn ein Tarif keine gewünschte Funktion belegt, kann ein dokumentierter Kundenprozess außerhalb des Tools helfen; er ist jedoch keine technische Sperre gegen einen vorzeitigen Versand.

3. Plattformen nach Kundenprofil auswählen

HubSpot ist interessant, wenn ein Kunde Marketingaktivitäten mit CRM- und Vertriebsprozessen verbinden möchte. Die dokumentierten Marketing-Hub-Preise beginnen bei 7 US-Dollar pro Seat und Monat für Starter; Professional beginnt bei 800 und Enterprise bei 3.600 US-Dollar pro Monat. Diese beiden höheren Planpreise sind Startpreise und nicht als Seat-Preis ausgewiesen. Die Preisangabe nennt außerdem Kontaktstufen. Vergleichen Sie daher ein vollständiges Angebot mit der erwarteten Nutzer- und Kontaktnutzung, statt die Pläne als einfache Seat-Multiplikation zu kalkulieren.

Klaviyo weist Preise nach aktiven Profilen aus und verbindet die Stufe mit einem monatlichen E-Mail-Kontingent. Als dokumentierte Beispiele kosten 500 Profile mit bis zu 5.000 Sendungen 20 US-Dollar monatlich; 5.000 Profile mit bis zu 50.000 Sendungen kosten 100 US-Dollar. Für saisonale Kunden sollte die Agentur reale aktive Profile und Spitzenvolumen gegenüberstellen. Das vermeidet einen Vergleich, bei dem nur die Kontaktzahl oder nur die Versandmenge betrachtet wird.

ActiveCampaigns Starter beginnt bei 15 US-Dollar monatlich für 1.000 E-Mail-Kontakte bei jährlicher Abrechnung; dieser Einstiegstarif nennt einen Nutzer und fünf Aktionen pro Automation. Der Anbieter führt CRM- und E-Commerce-Integrationen auf. Deal-Datensätze, Account-Datensätze und Lead Scoring sind in der Preistabelle dem Pipelines-Add-on zugeordnet; behandeln Sie diese Punkte also nicht als automatisch enthaltene CRM-Funktion. Prüfen Sie auch den Kontaktpreis: Ein dokumentierter Starter-Stand für 10.000 Kontakte beträgt 149 US-Dollar monatlich bei jährlicher Abrechnung.

Mailchimp Standard startet im dokumentierten 500-Kontakt-Auswahlwert bei 20 US-Dollar pro Monat und umfasst dort bis zu 6.000 E-Mails monatlich. In der höheren Standardstaffel für 2.501 bis 5.000 Kontakte sind 60.000 Sendungen monatlich und 100 US-Dollar Listenpreis dokumentiert. Die Staffel für 5.001 bis 10.000 Kontakte weist bis zu 120.000 Sendungen und 135 US-Dollar monatlich aus. Die beworbenen zeitlich begrenzten Einstiegspreise sind davon getrennt zu betrachten.

Brevo berechnet die Tarife entlang des ausgewählten monatlichen E-Mail-Volumens. Der Free-Tarif erlaubt bis zu 300 Sendungen täglich; Marketing-Automationen sind in Free und Starter auf 2.000 Kontakte begrenzt. Starter beginnt bei 9 US-Dollar monatlich für 5.000 Sendungen. In Starter und Standard wächst mit dem Volumentarif auch die gespeicherte Kontaktzahl: bei 5.000 Sendungen sind bis zu 500 Kontakte dokumentiert, bei 10.000 bis zu 1.500 und bei 15.000 bis zu 2.500. Standard startet bei 18 US-Dollar für 5.000 Sendungen; insgesamt sind dort höchstens drei Marketing-Nutzer vorgesehen. Zusätzliche Marketing-Seats kosten 9 US-Dollar je Seat und Monat und zählen zu dieser Dreiergrenze. Kalkulieren Sie deshalb Kontakte, Versandvolumen und Teamgröße gemeinsam.

Kunden nach Segment und Serviceumfang einteilen

E-Commerce

Planen Sie Profile, saisonale Versandspitzen, Warenkorb- und Produktkommunikation sowie die Abstimmung mit Shop-Kennzahlen.

B2B und SaaS

Klären Sie Lead-Übergabe, Vertriebszuständigkeit und die Bedeutung von Pipeline-Metriken, bevor Sie Automationen aufsetzen.

Lokale Anbieter und Vereine

Halten Sie die Redaktionsroutine einfach und dokumentieren Sie Einwilligung, Ansprechpartner und Versandfreigabe.

Mehrere Leistungen

Trennen Sie Newsletterproduktion, Lifecycle-Automation, Strategie und Reporting im Angebot, damit Kunde und Team den Umfang verstehen.

Bewerten Sie jeden Kunden auch nach Betriebsreife. Ein neues Konto benötigt meist Bestandsaufnahme und saubere Grundlagen. Ein laufendes Programm profitiert eher von kontinuierlicher Optimierung. Bei fortgeschrittenen Kunden sollte die Agentur zuerst Datenqualität und Messdefinitionen prüfen, bevor sie zusätzliche Automationen oder ein komplexeres Reporting verkauft.

Wiederholbare Abläufe ohne Copy-and-paste-Fehler

Onboarding: Ziele, Kontaktquellen, Einwilligungen, Absender, Domains, Rollen, Datenzugriff und Erfolgsmessung dokumentieren.
Kontoeinrichtung: Kundenspezifische Namensregeln für Listen, Segmente, Kampagnen und Automationen festlegen und eine Testsendung durchführen.
Kampagnenfreigabe: Interne QA, Kundenprüfung, finale Versionsbestätigung und Versandfenster mit Verantwortlichen verbinden.
Monatsbericht: vereinbarte Kennzahlen, Abweichungen, Erkenntnisse und nächste Tests gemeinsam mit dem Kunden einordnen.
Regelmäßiger Gesundheitscheck: Listenqualität, fehlerhafte Automationen, nicht mehr benötigte Zugänge und Exportfähigkeit prüfen.
Offboarding: Datenexport, Vorlagenübergabe, Integrationsübergang, Rechnungsstatus und Zugangsentzug nach Checkliste bestätigen.

Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Aufgaben, dürfen aber nicht unbesehen zwischen Kunden kopiert werden. Entfernen Sie vor der Wiederverwendung alte Absender, Links, Segmente, Trackingwerte und kundenspezifische Inhalte. Pflegen Sie für jede Vorlage einen Besitzer, ein Prüfdatum und Hinweise dazu, welche Teile angepasst werden müssen.

Häufige Prozessfehler vermeiden

Die häufigsten Risiken entstehen, wenn mehrere Kunden denselben Benutzerzugang teilen, Segmentnamen nicht eindeutig sind oder Entwürfe nach einer Freigabe still verändert werden. Vergeben Sie individuelle Zugänge, nutzen Sie einen Kundenkürzel-Präfix und protokollieren Sie Korrekturen an der freigegebenen Version. Machen Sie beim Versandtest Empfänger und Absender sichtbar zum Kontrollpunkt.

Prüfen Sie mindestens quartalsweise, ob ehemalige Teammitglieder noch Zugriff haben und ob Integrationen weiterhin dem richtigen Kundenkonto zugeordnet sind. Wo die Plattform keine überprüfbare Änderungsübersicht belegt, führen Sie ein knappes Änderungsprotokoll im vereinbarten Projektbereich.

Berichte mit dem Kunden abstimmen

Legen Sie vor Projektstart fest, was eine Kennzahl bedeutet und aus welcher Quelle sie stammt. Ein Klick kann ein Newsletterklick, eine Sitzung oder ein nachgelagerter Besuch sein; Umsatzzuordnung hängt außerdem von Attributionsfenster und Shop-Daten ab. Weisen Sie diese Definitionen im Bericht aus, damit zwei Plattformen nicht scheinbar widersprüchliche Werte liefern.

Verbinden Sie Kampagnenwerte mit dem vereinbarten Geschäftsziel, ohne einen Umsatzbeitrag zu versprechen, den die Messung nicht belegt. Zeigen Sie neben Ergebniswerten auch den Vergleichszeitraum, die Datenquelle, Einschränkungen und die nächste überprüfbare Maßnahme.

Messpunkte, die für Agenturen nützlich sind

Kampagnenkennzahlen getrennt nach Kunde, Zielgruppe und Versandzeitraum
Conversions, Leads oder Umsatz anhand einer dokumentierten Definition
Zeit zwischen Entwurf, interner QA, Kundenfreigabe und Versand
Fehler und Korrekturen, die im vereinbarten QA-Prozess erkannt wurden
Automationsleistung unter Angabe der Datenquelle und des Messfensters
Zustellbarkeit und Listenpflege, ohne Öffnungen als alleinigen Erfolgsbeleg zu verwenden
Teamaufwand und vereinbarter Leistungsumfang als Grundlage für die Kundenbetreuung

Teilen Sie die Kennzahlen in drei Ebenen: Versandqualität, Reaktion der Empfänger und Geschäftsergebnis. Damit sehen Kundinnen und Kunden, ob ein Problem beispielsweise an einer fehlerhaften Zielgruppe, schwacher Resonanz oder einer unklaren Attribution liegt. Diese Unterscheidung macht aus einem Zahlenexport einen handlungsfähigen Bericht.

Preise und Kostenlogik für Agenturen

Erstellen Sie einen Kostenvergleich mit derselben Kontaktzahl, demselben Sendungsvolumen, derselben Teamgröße und demselben Abrechnungszeitraum. Die genannten Anbieterbeispiele haben unterschiedliche Grundlagen: HubSpot kombiniert Seat- und Kontaktstufen; Klaviyo rechnet nach aktiven Profilen samt Sendekontingent; ActiveCampaign staffelt nach Kontakten und weist seine hier genannten Einstiegspreise bei jährlicher Abrechnung aus; Mailchimp staffelt nach Kontakten mit Sendelimits; Brevo knüpft an monatliches Volumen und bei den kleineren Volumentarifen auch an gespeicherte Kontakte an. Ein niedriger Startwert lässt sich daher nicht direkt mit einem Tarif eines anderen Modells vergleichen.

Rechnen Sie Zusatznutzer, saisonale Spitzen, Automationsgrenzen und mögliche Wechsel in die nächste Kontakt- oder Volumenstufe mit ein. Wenn ein Angebot einen Jahresrabatt oder einen befristeten Preis enthält, halten Sie Listenpreis, Laufzeit und Erneuerungsbetrag getrennt fest. Die verlinkten Preisseiten sind für die konkrete Tarifwahl zu prüfen, weil Anbieter ihre Preise und Tarifgrenzen ändern können: MailerLite, Tool-Übersicht und Brevo-Preise.

Modelle mit kontaktbasierter Abrechnung können ungenutzte oder mehrfach gespeicherte Kontakte relevant machen. Versandbasierte Abrechnung kann bei saisonalen Kampagnen passen, verlangt jedoch eine genaue Planung von Spitzen und Kontaktlimits. Prüfen Sie je Kunde, wie sich Abmeldungen, Archivierung und Listenbereinigung auf Kosten und Datenübergabe auswirken.

Entscheidungshilfe nach Einsatzfall

Einsatzfall	Zu prüfende Option	Entscheidungsgrund
Newsletter für ein kleines Kundenprogramm	Mailchimp oder Brevo	Kontakt- beziehungsweise Versandbasis gegen Team- und Funktionsbedarf rechnen
Automationen mit CRM-Bezug	ActiveCampaign	Kontaktstufe, Jahrespreis, Nutzerlimit und Add-on-Bedarf vergleichen
E-Commerce-Kampagnen	Klaviyo	Profile, Sendungen und saisonalen Bedarf gemeinsam kalkulieren
Marketing und Vertrieb in einer Plattform	HubSpot	Seat- und Kontaktstufe sowie tatsächlich benötigte Marketing-Hub-Funktionen prüfen

Weiterführende Informationen: Ratgeber Zustellbarkeit, Mailchimp vs. Brevo, ActiveCampaign vs. Mailchimp und Klaviyo vs. Drip.

FAQ

Wie organisiert eine Agentur mehrere Kundenkonten?

Entscheiden Sie pro Kunde, wer Kontoinhaber ist, und nutzen Sie individuelle Zugänge mit dokumentierten Rollen. Führen Sie ein Kundenregister für Domains, Integrationen, Abrechnung, Verantwortliche und Exportweg. Prüfen Sie Kontozugriffe regelmäßig und beim Teamwechsel.

Welche Funktionen sollte man für Kundenfreigaben verlangen?

Definieren Sie den erforderlichen Ablauf und prüfen Sie ihn im konkreten Tarif: Wer darf Entwürfe ändern, wer bestätigt die finale Version und wie werden Änderungen nach der Freigabe sichtbar? Wenn die Plattform keine benötigte Sperre oder Änderungsübersicht belegt, dokumentieren Sie die Grenze und sichern den Ablauf organisatorisch ab.

Welche Kennzahlen gehören in den Kundenbericht?

Zeigen Sie Versandqualität, Empfängerreaktion und vereinbarte Geschäftsergebnisse getrennt. Nennen Sie Datenquelle, Zeitraum und Attributionsannahmen. So bleibt erkennbar, was direkt gemessen wurde und wo die Zuordnung nur eingeschränkt möglich ist.

Was sollte die Agentur beim Offboarding vorbereiten?

Stimmen Sie Datenexport, Einwilligungsinformationen, Vorlagen, laufende Automationen, Domain- und Integrationszugänge, Rechnungsstatus und den Entzug der Agenturzugänge ab. Lassen Sie den Kunden die Übernahme bestätigen und bewahren Sie nur Unterlagen auf, die laut Vertrag weiterhin benötigt werden.

Wie vergleicht man die Preise fair?

Nutzen Sie denselben Kundenfall und vergleichen Sie Kontakte, aktive Profile, monatliche Sendungen, Team-Seats, Abrechnungszeitraum und notwendige Zusatzmodule. Halten Sie Rabatte und Listenpreise getrennt und prüfen Sie die aktuelle Tarifstufe direkt beim Anbieter.

Ist ein Kundenportal oder White-Label automatisch enthalten?

Leiten Sie das nicht aus einer Agenturpositionierung ab. Prüfen Sie eine konkrete Funktionsbeschreibung und den gebuchten Tarif. Wo ein Kundenportal oder White-Label für Ihr Angebot nötig ist, lassen Sie sich die Verfügbarkeit vor Vertragsabschluss bestätigen.